המדריך לכנסים עסקיים: מתכנון התפריט עד בחירת המתנות

ארגון כנסים דורש איסוף נתונים ומחשבה רבה. התהליך כולו יכול להיות מורכב למדי וחבל לבזבז המון זמן רק כדי להגיע להחלטה מי יהיה קהל היעד. לכן, אם תוכלו לקבל החלטות מהירות וטובות, קרוב לוודאי שתצליחו להשיק כנס עסקי מעולה.

תכנון כנס עסקי ללא כל ניסיון מוקדם עלול להיות מאוד לא יעיל, במיוחד אם תישאבו לעסוק בכול הפרטים הקטנים – כמו התלבטות ממושכת לגבי שי למשתתפים או מתנות לעובדים שתרמו לכנס – ותתעלמו מהנושאים החשובים יותר.

כדי להפוך את התהליך לפשוט יותר, בעיקר עבור אלה מכם שעושים זאת לראשונה, תוכלו להיעזר במספר צעדים חשובים שיסייעו לכם לתכנן כנס מעולה.

שלב 1: לעצב את חזון הכנס

כל אירוע מתחיל בחזון, אבל יהיה עליכם לתרגם את החזון שלכם למילים ולמספרים כדי למדוד את העלויות ולקבל החלטות תכנון מושכלות. ראשית, יהיה עליכם להתחיל בדברים הבסיסיים כמו, מי, מה, מתי, איפה ולמה.

שלב 2: יצירת תוכנית עסקית

כדי לתקצב את הכנס צריך להיות לכם מושג כללי לגבי הדברים שאתם מתכוונים להציע למשתתפי האירוע.

שלב 3: השוואה בין אולמות וספקי שירותים

לאחר שיש לכם מושג ספציפי יותר לגבי המועד בו יתקיים הכנס וכמה אנשים אתם רוצים להזמין, תוכלו להתחיל לבדוק אולמות וספקי שירות מתאימים.

שימו לב, לפעמים הבחירה באולם קובעת גם מי יהיה ספק הקייטרינג, איזה סוג של תפריט הוא יציע לכם, ומה יהיו עלויות האודיו והווידיאו של האירוע שלכם. זאת משום שרוב מרכזי הכנסים או בתי המלון, עשויים לדרוש מכם להשתמש בשירותי הבית שלהם המוצעים לכל אירוע שהם מקיימים תחת קורת הגג שלהם.

בנוסף, יש כנסים שצריכים לספק גם לינת לילה עבור משתתפים שמגיעים מחוץ לאזור. צרכים אלה יוצרים מערכת שיקולים נוספת, באשר לאולם שבו תבחרו לקיים את הכנס.

שלב 4: תכנון קייטרינג מושלם לאירוע

לפני שאתם שוכרים את ספק הקייטרינג לאירוע, חשוב שיהיה לכם מושג כלשהו לגבי התפריט המתאים לכנס שלכם. הנה כמה טיפים שיוכלו לעזור לכם בתהליך הבחירה:

  • להתייעץ עם מומחה בתחום הקייטרינג לגבי תכנון התפריט.
  • להתייעץ עם המומחה גם לגבי האפשרות לשכור קייטרינג פרטית.
  • לבקש מחברת הקייטרינג דוגמאות אוכל.
  • לבדוק חוות דעת שפורסמו על חברת הקייטרינג.
  • לבקש לראות תמונות של הקייטרינג באירועים קודמים.
  • לדון עם חברת הקייטרינג באשר לכלל השירותים שהיא מעניקה.
  • לוודא שמדובר בחברה מאורגנת היטב.
  • לבדוק את נושא הקייטרינג עם נציגי האולם שבו ייערך הכנס.
  • לבדוק את האפשרויות במקרה של דרישות מזון מיוחדות.
  • לדעת מי בדיוק יהיה אחראי על שירותי הקייטרינג בכנס שלכם.

שלב 5: שיווק הכנס וניהול הנרשמים

גם הכנס הפופולרי ביותר, חייב לשווק ביעילות את האירוע שלו כדי למלא את כל מושבי האולם. נוכחות מלאה, במידת האפשר, היא אחד הגורמים החשובים להצלחת האירוע. נוכחות מרשימה יוצרת הזדמנויות להכנסה נוספת ולחסויות. וככול שיותר אנשים נרשמים לכנס, כך נוצר יותר ביקוש לפרסום במהלך הכנס ורצון להשתתף בו. מומחים טוענים שאם רק תצליחו ליצור קהל משתתפים גדול, אזי כל דבר אחר כבר יתנהל מעצמו הרבה יותר בקלות.

ניהול הרישום הופך לקשה יותר כאשר האירוע הוא מרובה משתתפים. זהו המקום לגייס לעזרתכם מערכת רישום מקוונת שתסייע לכם לעקוב אחר מספר המוזמנים ולהתמצא בקלות בנתונים.

שלב 6: התכנון באתר עצמו

לבסוף, לאחר שהאלמנטים העסקיים של הכנס אורגנו ויושמו, אפשר להתחיל לחשוב על פרטי הפרטים באתר עצמו.

לדוגמה, לדאוג לשילוט שיעזור למשתתפים לנווט באזור הכנס, כולל: פריסת חדרי ההרצאות, מיקום הקייטרינג ודוכני המשקאות.

הפרטים הקטנים הללו הם אלה שיקבעו את הרושם שהאנשים יקבלו מתכנון האירוע שלכם.

הדרך הטובה ביותר ליצור מכול הפרטים מכלול שלם ומושלם, היא לעבור לאורך המסלול שבו יעברו המשתתפים, תוך שאתם מדמיינים לעצמכם איך הם יפעלו בכול נקודה ונקודה במהלך היום ומה הם עשויים להרגיש. בדרך זו תוכלו לפתור בעיות עוד לפני שהן יתעוררו.

שלב 7: טיפים לניהול תערוכה באזור הכנס

כנסים כוללים במקרים רבים גם אזור המיועד לתערוכה או אזור נוחות שבו ספקים וספונסרים יכולים לקדם את המוצרים שלהם. ארגון טוב של האזור הזה יפעל לטובת לכנס שלכם.

זכרו! אזור התערוכה כרוך בהשקעה משמעותית הן מבחינת הזמן והן מבחינת המשאבים. לכן, לפני שאם מתחייבים לפורמט זה, חשוב לוודא שאכן תוכלו לנהל את צרכי הספקים השונים.