אירוע משפחתי? שימו דגש על בחירת הקייטרינג

תכנון של אירוע משפחתי כמו בר מצווה, חגיגת יום הולדת או יום נישואין הוא אמנם לא מסובך כמו ארגון של אירוע גדול כגון חתונה, אבל עדיין צריך להקדיש לו זמן ומחשבה במטרה שהאירוע עצמו יצליח.

הזמנות קצר ולעניין

הזמנות לאירוע משפחתי קטן עד בינוני הכי קל לשלוח באמצעות מערכת של הזמנות אלקטרוניות, או לעצב הזמנה יפה ולשלוח אותה בדואר האלקטרוני / ווטצ'אפ. באופן זה, כל צד במשפחה יכול להזמין את מי שקרוב אליו והאחריות לא נופל רק על חתן או חתני השמחה.

קחו לכם מספיק זמן על מנת לעשות סקר שוק

שוק בעלי המקצוע הוא שוק תחרותי מאוד. לא משנה איפה אתם עורכים את האירוע, תמיד תוכלו למצוא עשרות צלמים ומפיקים שילחמו על הארנק שלכם. בזמן תכנון האירוע אתם לא צריכים רק לקבל הצעת מחיר טובה (רצוי שהתקציב אותו תמסרו יהיה קצת יותר נמוך מזה שאתם באמת מתכננים בשביל שיהיה לכם מרווח תמרון), אלא גם לבדוק את המוניטין ורמת העבודה של כל בעל מקצוע.

בנוסף לכך, תכננו את לוח הזמנים באופן כזה שהכול יהיה סגור לפחות שלושה ארבעה ימים לפני האירוע. ככה תוכלו להתמודד היטב עם תקלות לא צפויות בלי להגיע ליום האירוע עצמו עם הלשון בחוץ.

בחירת מקום האירוע

את האירוע המשפחתי ניתן לערוך במגוון מקומות בלתי נשכחים : החל ממסעדה שמקיימת אירועים שכאלו, דרך פינות מיוחדות בטבע (בהתאם לעונות השנה ואישור מתאים) ועד לסוויטות מיוחדות. מכיוון שתצטרכו להגיע לכל מקום אותו תרצו לבדוק, רצוי לבחור בטווח גיאוגרפי תחום וידוע מראש, כזה שרוב האורחים שלכם יכולים להגיע אליו בלי לבלות שעות על הכביש.

אוכל וקייטרינג

כאשר מתכננים אירוע משפחתי קטן, אחת השאלות הראשונות שעולות היא איך לארגן את האוכל באירוע.

מצד אחד, אנחנו רוצים את האוכל והארוחות הכי טעימים ואיכותיים שיש. מצד שני, שלא כמו באולם אירועים גדול, אין לנו אפשרות להוציא מנות גדולות ישירות ממטבח מרכזי.

הפתרון המתבקש הוא כמובן שימוש בשירותי קייטרינג. אבל גם פה יש מספר אפשרויות שונות: אפשר להשתמש בשירות מלא של מלצרים שעוברים בין השולחנות ומחלקים את האוכל או המנות, אפשר להשתמש בבופה אחד מרכזי ואנשי צוות שמחלקים את המנות, או שאפשר להזמין מגשי אירוח.

האפשרות להשתמש במלצרים היא טובה בעיקר לאירועים בסגנון הקלאסי בהם האורחים יושבים ליד שולחנות, אבל הגישה הזו לא מתאימה לכל לוקיישן.

האפשרות הבאה היא של בופה מלא. החסרונות כאן הן תוספת מחיר והעובדה שצריך להתאים במדויק את מספר העמדות למספר המוזמנים על מנת שלא ייווצרו תורים וצפיפות.

אפשרות שלישית היא שימוש במגשי אירוח: מגשי אירוח הם מגשים עליהם מסודרות מנות פינגר פוד שאפשר לאכול בידיים או עם קיסמים וכל אחד יכול לקחת ולאכול. המגשים בדרך כלל מסודרים על גבי מספר עמדות שונות, כך שלא נוצרת צפיפות ליד עמדה ספציפית. זו המגמה אליה יותר ויותר אנשים עוברים היום.

מבחר המנות שאפשר לחלק באמצעות מגשי אירוח הוא גדול מאוד: החל מסלטים, קישים ומאפים מלוחים, דרך דגים וסושי ועד למתוקים כמובן. העובדה שמדובר בפינגר פוד מאפשרת לאכול את האוכל על גבי כלים חד פעמיים מתכלים, לאסוף ולזרוק אותם בצורה מרוכזת בלי הצורך לשטוף ולהחליף אותם כל הזמן.

ולסיום, שיהיה במזל טוב!